Obecně řečeno asi ze stejného důvodu, z jakého lidé spolupracují s kýmkoliv jiným – protože neumí to, co ten druhý, nemají na to čas, a nebo je zrovna tato činnost nebaví. Tak si na takový druh práce někoho najmou…
Podnikání jako takové zahrnuje široké spektrum aktivit – kromě samotného hlavního „předmětu” podnikání se musíte zabývat horou administrativy, řešit s klienty problémy, které nesouvisí s Vaší odborností, provozní záležitosti…. A to jsme se ještě nedostali k činnosti obchodní či nějakým způsobem sebepropagační.
Virtuální asistentka přichází na řadu ve chvíli, kdy začínáte být skutečně úspěšní.
Jste zavaleni poptávkou, každý s vámi chce spolupracovat, a chce pouze Vás, protože slyšel, že to, co děláte, děláte opravdu velmi dobře! Najednou máte před sebou skvělé příležitosti, projekty, na kterých jste vždycky chtěli pracovat a ve Vás se začne prát racionalita s emoční stránkou. Opravdu nechcete nikoho odmítat, naopak chcete ten projekt vzít, ALE vaše racionalita přímo křičí: „Nééé, neber to, vždyť nemáš čas! Kdy na tom chceš pracovat? Však už teď makáš od nevidim do nevidim!” A emoce na to: „To se určitě nějak udělá, vždycky se to nakonec nějak udělá… Tohle je fakt skvělá příležitost, to jsi vždycky chtěl! To by odmítnul jen blázen!”
Pokud nechcete budovat firmu, mít zaměstnance a poptávka po Vaší práci neklesá ani po zvýšení cen, je najmutí virtuální asistentky (VA) nejlepším řešením. Díky ní získáte čas na projekty, které jste vždy chtěli dělat a (pro někoho především) čas na činnosti, které jsou primárním zdrojem zisku.
„Virtuální asistentky jsou jako diář. Jejich přínos závisí pouze na tom, jakým způsobem s nimi budete pracovat.”
Pokud si budete vše poctivě zapisovat, a pravidelně si své poznámky číst, stane se pro Vás diář nepostradatelným. Stejně tak je to i u asistentky. Jestliže se nezbavíte pocitu, že všechno musíte řešit osobně, bude Vám asistentka k ničemu. Na začátku jste postaveni před dilema: „Tento úkol mě nebaví, zdržuje od důležitější práce, ale vysvětlování asistentce, jak tento problém řešit, mi zabere stejně času, jako když to rovnou udělám sám.” Pokud však jednou zvolíte tuto časovou investici a vysvětlíte asistence, co po ní chcete, pak už tento typ problému (úkolu) nikdy nemusíte vykonávat osobně.
Do jaké míry pomůže asistentka vašemu podnikání,
záleží jen na Vás….
V podstatě veškeré provozní záležitosti můžete delegovat. Podnikatelé, kteří spolupracují s kvalitní virtuální asistentkou, ji popisují jako anděla. Báječnou osobnost, která jim byla seslána z nebe v době, kdy se cítili jako v pekle – nestíhali, byli přetažení, začali dělat chyby… A najednou tu byl někdo, kdo dal vše do pořádku. Nastavil nějakým způsobem řád a systém v administrativě, připomínal, co je kdy potřeba zařídit (a to tak dlouho, dokud se to opravdu neudělalo, protože v opačném případě by řešení situace vyžadovalo mnohem více času a energie). Přičemž co mohla zařídit sama, o to se postarala, aniž by tím podnikatele zatěžovala.
Možná si myslíte, že je to přehnané. 🙂 Ale moderní virtuální asistentka není jen “asistentka” alias “sekretářka” na vaření kávy. Často jsou to velmi vzdělané ženy se zajímavou praxí z různých oborů. Ale třeba jsou zrovna na mateřské a potřebují nějakou práci z domu (ty pracují obzvlášť efektivně:)). Nebo je ubíjí klasické zaměstnání, kde musí sedět až např. do 17, přestože svou práci mají hotovou už v 15 hodin.
Virtuální asistentka je něco jako manažerka vašeho podnikání.
Váš parťák, který se postará o hladký průběh Vašeho podnikání, zatímco Vy děláte to, v čem jste opravdu odborník. Zatřídí vám veškeré doklady do správných složek pro účetní a rovnou uloží do systému. Připraví veškeré podklady, které budete potřebovat pro svou práci. Vyřídí nepříjemné telefonáty s úřady či laskavě obvolají klienty s fakturami po splatnosti, aby jemně popostrčili vaše cash flow. Mohou být Vaší vizitkou navenek pro komunikaci s klienty. Zodpoví mile každý dotaz Vašich zákazníků, byť je sebehloupější. Záleží jen na tom, co Vy a Vaše podnikání potřebujete. Není nic báječnějšího, než zmáčknout tlačítko „přeposlat“ a „zbavit se“ tak nutnosti řešit záležitost, do které se Vám vůbec nechce.
Praktické výhody virtuální asistentky.
Platíte pouze za skutečně vykonanou práci. Když máte moc práce, zadáte více úkolů a zaplatíte více, naopak když žádnou práci pro asistentku nemáte, tak neplatíte nic… To u klasického zaměstnance nelze, tam platíte pořád a pokud pro něj nenajdete práci, je to jen Vaše mínus.
Virtuální asistentka je časově flexibilní.Vzpomenete si, že jste zapomněli pověřit asistentku důležitým úkolem, ale její pracovní doba už je pryč. Nebo je sobota ráno a vy byste celkem nutně potřebovali zajistit do pondělí korekturu článku. S virtuální asistentkou se Vám tohle nestane, ta bude na příjmu většinu dne a pokud jste se předem domluvili, většinou Vás neodmítne ani o víkendu.
Odpadá hromada papírování a zařizování. Nepotřebujete zařizovat místo či kancelář, ani pořádat pohovory. Nemusíte řešit dovolenou ani nemocenskou, nemocné děti či návštěvy lékaře. A v neposlední řadě se nemusíte zaobírat poměrně častými žabomyšími válkami v kolektivu.
Vaše podnikání nestagnuje v období Vaší dovolené. Asistentka komunikuje se zákazníky i v době Vaší nepřítomnosti. Navíc si můžete předem naplánovat, do čeho se chcete po dovolené pustit a nechat si vše potřebné připravit do vašeho příjezdu.
Potřebujete čas na hloubkovou práci? Není problém! Stačí si domluvit s virtuální asistentkou např. konkrétní den a čas, kdy se potřebujete skutečně soustředit na práci a přesměrovat telefon na ni. Ta Vás kontaktuje na předem domluveném “messengeru” (jediný, který si necháte zapnutý) jen v nejakutnějších případech. Všechny ostatní telefonáty a jejich důvody zapíše a na konci dne Vám pouze vyřídí vzkazy, komu se případně máte ozvat, nebo kdo Vám v brzké době v jaké záležitosti zavolá.
Vaše podnikání poroste mnohem rychleji. Jednoduše jen proto, že díky VA získáte čas na činnosti, které jsou hlavním předmětem vašeho podnikání a tedy nosičem zisku.
Široký výběr asistentek a jejich specializace. Každé podnikání je jiné a díky tomu se liší i požadavky na VA. Oproti hledání klasické asistentky máte obrovskou výhodu v tom, že nejste ve výběru geograficky omezení… Mnohem snáze se budoucí “kolegyně” nachází v širokých online vodách, obzvlášť když máte specifické požadavky. Taky se může stát, že potřebujete využít dvě (nebo více) VA, jedna z nich může provádět kompletní účetnictví a druhá se třeba stará o zákaznickou podporu. Můžete si teda zvolit na jednotlivé záležitosti odborníka a pořád si finančně polepšíte.
Existuje určitý administrativní základ, jako je vyřizování emailů, dohledání informací, apod. který by měla zvládnout každá žena, která se chce touto profesí zabývat. Pak je tady ale něco, co dělá každou virtuální asistentku jedinečnou a konkurenceschopnou. A to je to, co nabízí tzv. navíc. Jsou to její zkušenosti z předchozích zaměstnání, oborů, případně podnikání, její záliby, kontakty, znalosti programů a mnoho dalšího.
Jeden velmi úspěšný a náročný klient prohlásil: „Nejlepší asistentky poznáte podle toho, že dávají úkoly ony Vám. Po delší spolupráci se v podstatě postarají o všechno samy a Vás „zatěžují” jen tím, co musíte vykonat jen a pouze vy osobně. Například zjistí, co je potřeba udělat, připraví k tomu veškeré podklady, předvyplní potřebné údaje a Vám donesou papíry k podpisu. Co víc si přát.”
Můžete si najmout studentku, která bude dělat několik rutinních úkolů za pár korun nebo například bývalou manažerku na mateřské, která Vám udělá kompletní pořádek v podnikání, provede Vás celým delegováním a vytvoří potřebné procesy. Záleží jen na tom, co VY potřebujete a jak si spolupráci nastavíte.