Sdílení nebo vytvoření přístupů k různým informacím se při spolupráci s virtuální asistentkou nevyhnete. Ať už se jedná o fakturační systémy, dokumenty v cloudu, emaily, či další programy a interní systémy, které používáte ve svém podnikání. Možnosti jsou následující:
Vytvoření nového uživatelského účtu
Tato možnost napadne asi každého, je jednou z nejzákladnějších. Nevýhodou je obvykle nutnost platit licenci za dalšího uživatele (například u fakturačních systémů…). Výhodou ovšem je, že máte větší přehled o činnosti, kterou v daném systému asistentka prováděla. Také jí v případě ukončení spolupráce tento přístup snadno odeberete bez nutnosti změny svého hesla. Ne vždy je však možné přiřadit jiný uživatelský účet k tomu Vašemu. V tom případě máte druhou možnost, a to:
Sdílení vlastních přístupových údajů
Opět to není žádná revoluční myšlenka…Jen chci dodat, že údaje není vhodné posílat přes SMS, Messenger, Skype apod. Pokud přesto chcete přístupové údaje nějakým podobným způsobem posílat, tak např. u Hangoutu lze vypnout dočasně historii. To znamená, že Vaše asistentka si může přihlašovací údaje přečíst a po chvíli se z konverzace Hangoutu tato informace smaže (takže už nebude zpětně dohledatelná).
Výhodou sdílení vlastních přístupových údajů bezesporu je, že nemusíte platit žádné další licence. Pokud se však rozhodnete spolupráci ukončit, je odebrání přístupů asistentce složitější. Museli byste totiž všechna svá hesla změnit, což by mohlo být o to komplikovanější, pokud je sdílíte ještě s dalšími lidmi. A taktéž pamatujte, že čím více lidí má Vaše přihlašovací údaje a hesla, tím větší je bezpečnostní riziko.
Dalším problémem je, že takových přístupových údajů má asistentka obvykle velké množství (vynásobte si počtem jejích klientů) a musí si je někde evidovat. Což v klasické tabulce uložené v PC, (případně v cloudu), v diáři apod. není zcela bezpečné. Jednou z možností, jak tohle řešit, je využívat správce hesel (trezor, úložiště hesel…).
Jedním z nejrozšířenějších, který používám i já, je LastPass.
Správce hesel – LastPass
Základní verze zdarma, pokročilé funkce placené.
V LastPassu se ukládá odkaz na webovou stránku s přihlášením, přihlašovací jméno a heslo. V praxi to tedy znamená, že pokud jste přihlášení do LastPassu a otevřete si jakoukoliv webovou stránku s přihlášením, kterou máte ve správci hesel uloženou, automaticky se Vám údaje předvyplní (přihl. jméno a skrytě heslo) a Vy jen kliknete na “přihlásit se”.
Co se týká vzdálené spolupráce, přihlašovací údaje, které máte v LastPassu můžete snadno sdílet se svou asistentkou. Jednou z největších výhod je ta, že můžete nastavit, aby asistentka heslo neviděla (ukáží se jí klasicky tečky či hvězdičky). Asistentka tudíž bude mít přístup všude, kam potřebuje a zároveň nebude znát žádná hesla. V případě ukončení spolupráce pouze odeberete sdílení z LastPassu a přidělíte jej třeba nové asistentce.
Další alternativy LastPassu jsou například KeyPass, Sticky Password nebo i Chrome a Android, ale zde je trochu větší bezpečnostní riziko, jelikož ukládáte hesla do prohlížeče.
Tip na závěr: sdílení emailové schránky – Gmail
Email je pro mnohé freelancery velmi osobní záležitostí. Pokud máte několik emailů (asistenční, pro jednotlivé projekty, …), tak tento tip snad nebudete ani potřebovat. Ale pokud jste freelancer, všechno táhnete sami a veškeré informace máte ve svém emailu, zvažte možnost sdílení emailové schránky. Jak si jej nastavit krásně popsal Pavel Minář zde: http://www.jaknait.cz/gmail-delegovani-posty/
Myslete hned od začátku při nastavování spolupráce strategicky. Přestože je pro obě strany nesporně výhodnější dlouhodobá spolupráce, nikdy nevíte, co se může stát… Ať je tedy případné odebrání přístupů či jejich předávání někomu dalšímu maximálně zjednodušené a především bezpečné!