Občas si pročítám diskuze ohledně spolupráce s virtuálními asistentkami, a zaujala mě jedna negativní zkušenost podnikatele. Ten zmiňoval, že spolupráce nefungovala, protože mu starostí neubývalo, naopak se cítil být v roli asistenta své asistentky. Proč? Protože zmiňovaná asistentka se jej pořád na něco ptala, nepracovala samostatně. Aby mohla splnit zadaný úkol, musel jí pořád něco dohledávat, doposílat dokumenty, informace atd.
V čem byl dle mého názoru hlavní problém?
V kombinaci méně zkušené asistentky, která si neumí některé informace sama dohledat, (případně zvednout telefon a doptat se) společně s nezkušeným zadavatelem úkolu, který nedokáže poskytnout najednou všechny základní informace nutné k řešení úkolu. (A které nelze nikde jinde dohledat.) Případně jí neudělil přístupy a tudíž jí potřebné podklady musí zasílat osobně…
Jak této chybě předejít?
V první řadě je důležité najít vhodnou asistentku. Nejlépe se zkušenostmi ve svém oboru, ale především (a to je možná důležitější než všechny zkušenosti) najít člověka se zdravým selským rozumem, schopného samostatně řešit problémy, přemýšlet v souvislostech, důvěryhodného a ochotného převzít zodpovědnost. Cílem každé virtuální asistentky by mělo být maximální zjednodušování práce podnikateli, a co nejmenší zatěžování zbytečnostmi typu otázek, jejichž odpověď lze dohledat jinde.
Pozn.: Možná hledání informací oproti položené otázce zabere o 2 minuty déle, ale neustálými zbytečnými otázkami je podnikatel vyrušován od své práce, a pokud se to děje často, může se pak oprávněně cítit v roli asistenta své asistentky.
Tím se dostávám k dalším bodům
Těmi jsou důvěra, schopnost delegovat zodpovědnost, a taktéž nechat asistentku samostatně řešit problémy. Jak to vypadá v praxi?
Důvěra
Pokud má virtuální asistentka maximum přístupů – ke všem dokumentům, programům, emailům, do bank atd. může si 90 % informací nutných k vyřešení úkolu dohledat sama.
Delegovat zodpovědnost
S předáním zodpovědnosti úzce souvisí i důvěra v její správné řešení problému. Pokud bude podnikatel asistentce neustále tzv. koukat přes rameno, vypisovat krok po kroku řešení každé (primitivní) nedůležité záležitosti, rozhodně mu to neušetří čas ani starosti.
Umožnit asistentce samostatně řešit problémy
Pokud asistentka ví, co je cílem, má všechny informace a podklady k řešení problému, je schopná ho samostatně vyřešit. Některé úkoly může i bez většího podnikatelova zásahu řešit pravidelně a systematicky (zálohování, publikace článků, řešení pohledávek….). V pokročilejších fázích spolupráce lze pouze předat „problém“ k vyřešení, případně lehce nastínit svůj postup, a zbytek nechat na ní. Samozřejmě existuje mnoho úkolů, kde je přesné zadání z podnikatelovy strany důležité. Stejně tak pokud se jedná o zavedené procesy a postupy.
Pokud asistentka nemůže bez Vašeho souhlasu udělat jediný krok, pak budete asistentem své asistentky navěky! Schvalování a zpětná vazba jsou důležité, ale často spíše až u výsledku, či větších dílčích kroků, nikoliv u každého maličkého mezikroku.
Jakmile bude podnikatel s asistentkou spolupracovat déle, ona bude mít jeho důvěru, znát jeho práci, zákazníky, způsob komunikace, bude vědět, kde najde které informace, mají oba dva vyhráno.
Tímto nechci zjednodušovat celou problematiku!
Na začátku dlouhodobé spolupráce je důležité komunikovat, komunikovat, pro jistotu ještě jednou – komunikovat. Popsat procesy, vysvětlit, jak si splnění úkolu představujete, kde v systému najde které informace atd. Takže opravdu budete ze začátku částečně asistentem své asistentky. Ale to je otázka cca 2-3 měsíců, a poté se podrobnosti v zadání úkolů snižují a snižují, až skutečně bude stačit pouze přeposlat zákazníkův email s dopsaným textem: Prosím, zařiď to!
PS: Tento text je vztahován k dlouhodobým spolupracím virtuálních asistentek a podnikatelů, vyžadujících komplexnost. Netýká se jednorázových úkolů obecného charakteru, ke kterým není potřeba znalost podnikatelovy činnosti, programů, zákazníků apod.