Dnes Vám chci představit dva extrémní přístupy k delegování. Většina podnikatelů se pohybuje na škále “někde mezi” těmito extrémy. Ani jeden není špatný nebo dobrý. Záleží jen na tom, jak Vám to vyhovuje. Na základě uvědomění si svého přístupu k delegování tak můžete k sobě hledat asistentku, se kterou se budete vhodně doplňovat.
Typ procesně smýšlející, organizovaný typ
Dovolím si trochu paušalizovat. Berte to prosím s nadhledem:) Obecně je to spíše muž, nejčastěji pracující v IT oboru, nebo člověk se zkušenostmi v projektovém řízení. Hned od začátku nastaví jasně veškeré procesy, ve všech složkách, v systémech vede pořádek, přehlednost. Vždy ví, co kde najde. Komunikuje obratem nebo v nejbližší možné době, i když třeba jen stručně.
Úkoly zadává jasně, stručně a výstižně. Vždy uvede termín požadovaného splnění, poskytne v zadání veškeré informace, které bude asistentka potřebovat ke zpracování, případně přidá odkaz či informaci, kde nalezne vše potřebné. Dle charakteru úkolu přidá i odkaz, kde asistentka uvidí, jak by si výsledek podnikatel představoval. (Typicky styl textu při psání článku, grafika, apod…). Myslí na vše dopředu.
Tento typ “delegujícího” díky perfektní informativní struktuře svého podnikání může svou asistentku v případě potřeby snáze nahradit. Nová asistentka si pouze projde sepsané procesy a zapojí se do nich, s mnohem menší “asistencí” podnikatele, než kdyby jí musel znovu vše vysvětlovat a učit osobně bez takto zpracovaných podpůrných materiálů. Také se šetří čas při komunikaci, protože asistentka má naprostou většinu informací potřebných ke zpracování úkolu už v zadání. Většinou tento „typ podnikatele“ upřednostňuje asistentku, která při řešení úkolů jde taktéž rovnou k věci bez „zbytečných“ neformálních, lidských řečí okolo:)
Typ kreativní až chaotický typ
K tomuto způsobu delegování jsou náchylnější spíše ženy. Obecně jsou to lidé pracující v “netechnických” oborech, pracujících s emocemi, zážitky, cvičení, více zaměřeni duchovně, “lidsky”. Jsou charakterističtí chaosem. Nemají žádnou strukturu zakládání informací. Často něco rozdělají a nedokončí, a až to zase potřebují, dlouze to musí dohledávat. Nemají žádný plán a když jim ho někdo vytvoří, vůbec se dle něj nedokáží řídit. Stejně tak domluvený čas neberou příliš vážně a i hodinové rozdíly oproti dohodnutým termínům jsou běžné.
Nevyužívají speciální systémy na předávání úkolů, protože je jim bližší jiný způsob komunikace, nejčastěji osobní. Telefonní hovory s asistentkou často přesahují hodinu. Bez jakékoliv struktury co se bude probírat, bez zjevného záměru a cíle hovoru, často konče bez stanovení dalších kroků postupu či konkrétních úkolů pro asistentku. Tento typ občas nazývám jako “kecací, povídací” 🙂
Jaké má tento přístup výhody? Zcela jistě v mnohem hlubší informovanosti asistentky co se týká znalosti oboru a práce podnikatele. V tomto případě je vhodné najít si asistentku, která je schopná pracovat tzv. opačně. Asistentka na základě osobních hovorů identifikuje cíle a je schopná stanovit, jaké jsou teď potřeba udělat konkrétní kroky k jejich splnění. Takže spíše je to asistentka, která zadává úkoly sama sobě i podnikateli, aby jej dovedla k naplnění cíle. Pokud podnikatel včasně komunikuje, a plní si “svou část úkolů”, tak to může být velmi plodná spolupráce.
Minimálně jeden z vás by měl být alespoň částečně procesně smýšlející – buď jste to Vy nebo by to měla být Vaše asistentka.
Tak co, poznáváte se v některém z těchto typů? Ke kterému se blížíte více? 🙂 Jak už jsem psala v úvodu, nic není dobře nebo špatně. Hlavně je důležité znát svůj způsob práce a najít ke svému podnikání toho „správného“ člověka. Já osobně si více rozumím s procesově smyšlejícími klienty, protože jsem silně zaměřená na výkon, efektivitu a výsledky. Proto také tvoří většinu mých klientů „ajťáci“ 🙂 Ale je mnoho oborů (duchovní, pracující s emocemi…) které vyžadují mnohem více lidský, „povídavý“ přístup, kterým zase oplývají jiné asistentky.
Hodně štěstí při hledání „té pravé.“ :))