Často odkládáme předávání úkolů tehdy, když je k jejich zadání potřeba velké množství kroků nebo pokud nám způsob zadávání není příliš blízký (moc procesové x moc osobní komunikace…). Nejčastější důvod je však ten, že jsme zvyklí dělat si vše sami (přeci jen “zvyk je železná košile”) a každá změna bolí 😉 V tomto případě je potřeba si vědomě tvořit návyk delegování.
Co z toho plyne?
Aby spolupráce fungovala, tzn. podnikatel skutečně úkoly předával a asistentka vykonávala, je třeba najít takovou cestu, kterou zadavatel nebude podvědomě považovat za složitou.
A jaký způsob je ten nejjednodušší a nejlepší?
Je to osobní zadání přes telefon, chat, email? Nebo využívání speciálních nástrojů jako jsou Trello, Asana apod.? Nejjednodušší a nejlepší pro VÁS je ten, který používáte všeobecně při komunikaci nejčastěji. Jste na takový způsob komunikace totiž zvyklí, a podvědomě jej nepovažujete za složitý. Obvykle využíváte kombinaci více způsobů předávání úkolů, ale vždy je jeden převažující.
Pomocníci, jako je Asana či Trello, jsou vážně skvělá věc! Musíte si na ně ale zvyknout a zadávání přes tyto nástroje si zautomatizovat. Pro Procesově smýšlející podnikatele je to ideální nástroj. Naopak Kreativní (chaotický) typ podnikatele bude vždycky telefonovat, posílat hlasové zprávy na WhatsApp, či maximálně posílat emaily. Podstatné je používat takové nástroje, které vyhovují podnikateli i asistentce.
Závěr
Zamyslete se, ke kterému typu delegujícího máte blíže, jaký způsob komunikace upřednostňujete a jak pracujete s informacemi. Nejlepší způsoby delegování jsou pro Vás ty, které používáte při běžné komunikaci a považujete je tak za nejjednodušší. Pak už záleží na asistentce a na tom, do jaké míry je schopná se Vám přizpůsobit. Případně na její schopnosti udržet si přehled a pořádek v tom, co vše má vykonat. V Trellu a Asaně je to jasné – ve sloupci “to-do” má seznam úkolů k vyhotovení. Pokud jí však 3 úkoly přepošlete emailem, 2 do messengeru a poznámky navíc pošlete hlasovou zprávou na WhatsApp, (vynásobte si to počtem jejích klientů), tak už asistentka musí vykazovat nějaké ty organizační schopnosti 🙂
Aby vše hladce fungovalo, je třeba maximálně zjednodušovat a usnadňovat cestu k výsledku. Soustřeďte se na to podstatné a Vaše spolupráce bude mnohem přínosnější a efektivnější.
„Dokonalosti není dosaženo tehdy, když už není co přidat, ale tehdy, když už nemůžete nic odebrat.“
Antoine de Saint-Exupéry