Třeba právě spoluprací na malém projektu nebo jednorázovém úkolu. Podstata spočívá v tom, že i na základě drobné spolupráce si svou budoucí asistentku můžete dobře prověřit. Zjistíte odbornou úroveň zpracovaných úkolů, zda a jakým způsobem komunikuje, i to, jestli si “pasujete” osobnostně. Můžete si otestovat, jak řeší nenadálé problémy, nakolik je schopná je řešit samostatně, jaké má otázky a zda se na ni můžete skutečně spolehnout. Odpovídají její činy jejím slovům?
Je lepší najmout si asistentku nejprve na jednorázový úkol, a teprve když jste maximálně spokojeni, s ní začít řešit možnosti dlouhodobé spolupráce. (To znamená představení Vašich hlavních klientů, programů, vytvoření přístupů, vysvětlení interních procesů, které má převzít apod.). Pokud se jedná o navázání komplexnější spolupráce, zahrnuje to větší časovou investici při předávání procesů a bylo by smutné, kdybyste to vše absolvovali a teprve pak zjistili, že práce vybrané asistentky v praxi nesplňuje úplně Vaše očekávání.
Specifika jednorázového úkolu, případně mini projektu
Mělo by se jednat o projekt či úkol, ke kterému se neváže mnoho dalších podrobností a k jehož zpracování asistentka nemusí znát důkladně interní fungování Vašeho podnikání, nemusí mít přístupy do Vašich systémů… Zpravidla se jedná o zajištění nějaké akce, rešerše, zajištění přijímacích pohovorů nových zaměstnanců, tvorba databáze a mnoho dalšího dle toho, jaký typ práce budete od asistentky nejčastěji vyžadovat. Nemělo by to být něco zcela jednoduchého, něco, na čem si toho moc neověříte… Můžete zadat i více typů úkolů.
Jak na to prakticky?
Zadání takového úkolu je zakázka jako každá jiná. Můžete buď napřímo oslovit konkrétní virtuální asistentku, která Vás zaujala, a dohodnout si cenové podmínky, termín a předat jí konkrétní zadání. Nebo můžete napsat poptávku do některých podnikatelských FB skupin, ve kterých se často nachází i VA a pravděpodobně na to brzy zareagují.
Platba za jednorázový úkol
Obvykle se dělá odhad časové náročnosti zpracování a následně dle toho se stanoví cena. Individuálně se dohodnete, zda zaplatíte vše předem, zálohou nebo až po předání úkolu. Částka může být stanovena fixně nebo se domluvíte na případných cenových úpravách dle skutečně odpracovaného času.
Papír snese všechno… (nebo spíš webová stránka?)
Existují asistentky, které umí dobře psát texty a jejich sebeprezentace Vás okamžitě zaujme. Reálná úroveň poskytnutých služeb však může být jiná. Totéž platí i naopak. Možná asistentka neumí dobře psát prodejní texty nebo si vytvořit správně web, ale je perfekcionistka a třeba by byla asistentkou Vašich snů 🙂
Velmi ošemetné je to také s doporučením. Co vyhovuje jednomu podnikateli, nemusí vyhovovat druhému. Každý má jiné nároky, a často i odlišný charakter podnikání. Subjektivitě se v tomto případě opravdu nevyhnete.
Testujeme také osobnostní rovinu
U externích asistentek je osobní rovina důležitá. Jsou to rovněž podnikatelky, takže i ony si vybírají, s kým budou a nebudou spolupracovat… Na jednorázovém úkolu si testují i ony Vás. Zda platíte včas, zda komunikujete, jak řešíte případné spory i to, jak celkově přistupujete k delegování a práci. Za mě osobně, pokud bych měla mít z klienta stres nebo měla nepříjemný pocit z toho, že mu musím volat a komunikovat s ním, spolupráci bych nenavázala či ukončila. Svého vnitřního klidu a spokojenosti si cením více než případného ušlého zisku.
“Vzájemné testování na malých projektech je ideální řešení pro všechny strany.”
Část dlouhodobé spolupráce jsem navázala na základě splnění jednorázového úkolu či spoluprací na menších projektech, dříve ještě skrz Easytask, který už nefunguje. Díky dobře odvedené práci si na mě často klienti vzpomněli třeba i po roce, po dvou a oslovili mě s další nabídkou. Jsou lidé, kteří skutečně hledají výpomoc pouze jednorázově, ale jakmile už jsou s asistentkou v kontaktu, a zjistí, co vše by mohla dělat místo nich a s čím vším by mohla být nápomocná, rádi jí část své administrativní agendy předají.
Co říci závěrem?
Podnikatelé, testujte! Nebojte se zadávat jednorázové úkoly. Zadejte různé úkoly klidně i více asistentkám, a porovnejte si způsob a úroveň komunikace, odvedené práce atd. Spolupráce s VA má mnoho výhod, tak jděte do toho! 🙂
Asistentky, berte i “jednorázovky,” nikdy nevíte, co se z nich může vyklubat. Často i při minimální spolupráci naleznete u podnikatele nějaký jeho interní (administrativní) problém, který byste mu mohla pomoci vyřešit. Což jistě ocení každý z nich.