Ve své práci se setkávám s lidmi, kteří mě fascinují množstvím svých pracovních i mimopracovních aktivit. Hlavní roli obvykle hraje sebedisciplinovanost, plánování, dobře zvládnuté procesy a DELEGOVÁNÍ.
Virtuální asistentka může velmi dobře figurovat i ve složitějších strukturách podnikání. Špatnou zprávou je, že delegování zpočátku není snadné a obvykle je nutná podnikatelova časová investice (ta se ale mnohonásobně vrátí).
Občas se potýkám s problematikou struktury samotného podnikání, jež je náročná a složitě provázaná. Přesto (nebo právě proto), že je práce opravdu mnoho, podnikatel neví, kde a jak s delegováním úkolů na VA začít. Má několik firem, různých emailových účtů, několik velkých projektů budujících léta. A najednou do toho všeho má někdo vstoupit a ve všem se co nejrychleji orientovat. Typickým zádrhelem je, že podnikatel nemá čas dlouze vysvětlovat, a často ani předávat práci dále… Jak se nejlépe dostat z tohoto bludného kruhu ven?
Prvním a nejdůležitějším krokem je vůbec začít.
Vybírejte ty úkoly, u nichž máte pocit, že jejich zadání bude snadné. Nezdráhejte se a předávejte i činnosti, jejichž zpracování zabere méně než 5 minut času. Natrénujete si takto samotné zadávání, prověříte si efektivitu Vámi nastaveného procesu delegování, a především si vytvoříte návyk předávání, zautomatizujete si „přeposílání“ práce. Díky tomu si vytrénujete svou mysl tak, že už Vám automaticky bude i u dalších činností napovídat “zbav se mě a věnuj se něčemu strategičtějšímu.” Takto krůček po krůčku předáte jednu činnost, pak druhou, a když už tam má asistentka přístup, tak může udělat i tamto…
Skvělá a komplexní spolupráce s VA vyžaduje určitý vývoj. Tím, jak zadáváte drobnosti a postupně předáváte více (a větších) úkolů, zahajujete “učící proces” u své asistentky. Je úžasné pozorovat, jak se spolupráce měsíc po měsíci rozvíjí. VA získává stále větší kompetence a po pár měsících automaticky zařizuje mnoho úkolů v pozadí podnikatelova podnikání, často bez nutnosti jeho zásahu.
Váš zákazník například požaduje, abyste mu dohledali fakturu z předminulého měsíce. Proč i takovou zdánlivou drobnost zadat své asistentce? Společně totiž vytvoříte přístup do fakturačního systému a VA se v něm díky jeho praktickému využívání bude velmi dobře orientovat. Bude vědět, kdo jsou Vaši zákazníci, a skoro určitě jim napíše “prozákazničtější” email nežli Vy. I zdánlivý detail dělá mnoho – když nemáte čas a jste ve stresu, komunikace se omezí jen na to nejnutnější. “Kdybyste ještě něco potřeboval, určitě se na mě obraťte” obvykle přetížení lidé nepíší.
Další příklad z praxe – rezervace ubytování
Když delegujete tuto záležitost poprvé, je potřeba:
- sdělit veškeré detaily a své osobní preference (penzion, levnější ubytování nebo klasický hotel…?)
- ujasnit si podrobnosti (např. možnost se ubytovat i pozdě v noci, možnost platby kartou, ubytování i se snídaní…)
- stanovit preferovaný cenový rozsah ubytování
- nasdílet asistentce kalendář – aby viděla, kam míříte (pokud to tam máte uvedeno:)) a našla ubytování co nejblíže danému místu, případně aby Vám rovnou mohla zjistit dopravu na dané místo
Když delegujete tuto záležitost znovu:
- napíšete jen: “Zajisti mi, prosím, ubytování na středu v Olomouci, ráno tam mám školení.”
Všechny podstatné informace o Vašich preferencích a podrobnostech už VA má. Podívá se do Vašeho kalendáře, kde přesně uvidí místo a čas školení a může se okamžitě pustit do zadaného úkolu 😉 Jeden příklad z mnoha, princip je však stále stejný. Stačí jednou “investovat” čas a sdělit VA, jak si splnění opakovaného úkolu představujete. Otázkami, které už jednou byly zodpovězeny, se už nemusíte zabývat.
Přeji hodně štěstí, odvahy a vytrvalosti v začátcích předávání práce:)