Proč zadávat termíny?
Z hlediska klienta
U netermínovaných úkolů se snadno může stát, že je asistentka bude odkládat “donekonečna”. Vždycky bude totiž něco “důležitějšího” na práci… Termínem vyjadřujete do jisté míry i urgentnost úkolu a dáváte prostor asistentce k tomu, aby si práci dobře naplánovala. Určitě to znáte z vlastní zkušenosti: máte na splnění úkolu měsíc a nakonec stejně začnete s prací až těsně před “uzávěrkou”.
Z hlediska asistentky
Díky svému “chorobnému” plnění termínů, na kterém si zakládám, jsem zjistila následující:
- Psychologicky mě termíny nutí více pracovat, neodkládat (a tím si více vydělat :))
- Díky termínům mohu lépe pracovat s prioritami a efektivněji plánovat.
- Aplikuji metodu ASAP (as soon as possible), snažím se všechny úkoly zpracovat co nejdříve bez ohledu na to, že termín splnění mám až za 2 týdny.
Jak termín stanovit?
Vždy záleží na konkrétní specifikaci (náročnosti) úkolu i na individuální domluvě s asistentkou. Každá má systém práce nastavený jinak. Některá je “k dispozici” online stále, jiná není naopak k zastižení skoro vůbec a pouze zasílá vyhotovené úkoly nebo otázky k jednotlivým úkolům/taskům. Následující informace proto berte s nadhledem 😉
Ke splnění nepříliš náročného úkolu je “dobrým zvykem” poskytnout prostor minimálně 2-3 dny. Za nejvhodnější dobu osobně považuji týden (z psychologického hlediska – vím, že mám dost času). Pokud je úkol komplexní, rozsáhlý, dlouhodobý, je vhodné nastavit alespoň termíny pro hlavní “milníky” či mezikroky vedoucí k jeho splnění.
Podnikatelé – na co si dát pozor?
VŽDY dejte asistentce termín v dostatečném předstihu (dříve, než skutečně potřebujete mít úkol vyhotovený). Proč? Kvůli zapracování nejasností, nutnosti dodělávek, otázkám asistentky “na poslední chvíli” atd. Pokud nebudete s výsledkem spokojeni, bude mít asistentka prostor na opravy. Časové rezervy jsou skutečně nevyhnutelné!
Je rozdíl, jestli termínem splnění úkolu myslíte jeho finální zpracování nebo to považujete za “první nástřel”, u něhož počítáte s následnými dodělávkami a úpravami.
Asistentky – na co si dát pozor?
V první řadě na dodržování termínů 🙂 Je nutné, aby se podnikatel mohl spolehnout na to, že úkol bude v dané době zpracován, nejlépe v odpovídající kvalitě.
Vyhotovení na poslední chvíli? Začnete pracovat a najednou zjistíte, že k tomu, abyste mohla úkol vykonat, Vám chybí některé informace… Není trošku “neprofesionální” doptávat se klienta na podrobnosti hodinu před koncem deadlinu? Nedávejte podnikateli záminku k pochybnostem, zda bude kvalita splnění odpovídající.
Nepřečtete si zadání, protože vidíte, že termín je až za 14 dní? Může se Vám to hezky vymstít. Třeba je to proto, že je potřeba obvolat více lidí, zadat poptávku a sehnat nabídky od třetích stran (které také neodpovídají obratem…) Pak se může stát, že za 2 týdny budete nucena napsat klientovi: “Poptávku jsem rozeslala včera, ale ještě od nich žádnou nabídku nemám…” ŠPATNĚ! V daném termínu chce mít klient výsledky, nechce slyšet “je to v jednání, protože jsem na tom začala pracovat pozdě…”
Multitasking?
Rozhodně upřednostňuji “focus” na jednu činnost. Podívám se na “to-do” a “jedu” jeden úkol po druhém. V případě úkolů, které souvisí se zapojením třetí strany (viz poptávky) si je rozpracuji co nejdříve. Rozešlu poptávku s předstihem, aby měla třetí strana dostatek času na odpověď, a já následně na zpracování odpovědí a nabídek. Díky tomu se vše stihne v termínu a nestane se příklad uvedený výše.
Rada na závěr
Úkoly termínujte, berte v potaz náročnost i individuální způsob práce své asistentky. Pokud je ke splnění úkolu potřeba zapojit další osoby, vždy poskytujte na jeho zpracování delší termín. Myslete na čas, než se asistentka k úkolu dostane, než dostane odpověď, často musí odpovědi urgovat, obvolávat a už se to časově nabaluje.
Když víte o nějakém úkolu dlouho dopředu, zadejte ho rovnou (neodkládejte jej) třeba i s dlouhým termínem ke splnění! Asistentka s tím bude počítat a vy můžete mít čistší hlavu 😉