Máte pocit, že zpracování úkolu trvá asistentce příliš dlouho?
Důvodů, proč to tak je, může být několik. Zaprvé, každá VA má k vykonání úkolu jiný “vstupní znalostní kapitál” a za druhé hraje svou roli i její individuální přístup. Někdo odevzdává přidaný bonus – 110 % – a jiný zase “jen to nejnutnější.” Ani jeden z těchto přístupů není špatně, obvykle bývá nejlepší zlatá střední cesta.
Proč tomu tak je? Příklady z praxe
Když se VA setká s novým (neznámým) úkolem, může jí jeho zpracování trvat 3-4x déle než samotnému podnikateli. Sama jsem se s tím setkala a musím přiznat, že mě to zaskočilo. Důvod je přitom zcela logický…
Příklad č.1 – zpracování faktur. Ve svých začátcích jsem přemýšlela nad každou položkou, hledala v návodu od zadavatele výjimky pro konkrétní zákazníky a vždy dvakrát kontrolovala, zda je vše v pořádku. Učila jsem se krok po kroku a dlouze přemýšlela u každé faktury. Po 3 letech už mám tuto činnost tak zautomatizovanou, že ji zvládnu rychleji než samotný podnikatel (který tuto činnost už léta nedělá). Pointa? Když Vy jakožto podnikatel vykonáváte jakoukoliv činnost dlouhodobě, pravidelně, je jasné, že ji zvládnete mnohem rychleji… (a totéž platí i obráceně).
Příklad č. 2 – vkládání článku na blog. Osobně už jsem měla tu čest pracovat v mnoha (především WordPressových) šablonách a každá mě něčím obohatila. Přestože základní princip je stejný, u některých chvíli trvá, než se zorientujete. Kromě toho hraje vliv také jednotný vizuální styl, který je vhodné zachovat. Zatímco pro zadavatele už je tento styl zautomatizovaný a má jej ukotven v podvědomí, asistentka jej musí “nasát” z podoby ostatních stránek Vašeho webu. Jakmile do daného redakčního systému vložíte desítky článků, bude Vám tato činnost pravděpodobně trvat stejně krátce jako samotnému podnikateli.
Perfekcionismus, ano či ne?
Touto “posedlostí” jsem trpěla dlouho (a možná ještě trpím), ale snažím se s tím něco udělat 🙂 Jde o to, že některé úkoly lze vykonat téměř “dokonale” – perfektní grafické zpracování, perlička “nad rámec” původního úkolu. Samozřejmě je to ale na úkor času, který nad tím asistentka stráví. Podnikatelé se však často zaměřují na podstatu věci, a pokud je splněna, jsou absolutně spokojeni. Je třeba znát přidanou hodnotu těchto typicky perfekcionistických záležitostí a vědět, zda ji podnikatel ocení nebo uvítá zpracování hlavní podstaty úkolu za menší částku.
Je Vaše asistentka tento typ a Vy byste raději uvítali rychlejší zpracování úkolů?
Můžete jí např. stanovit časový limit (“Prosím, vyhraďte si na zpracování 3 hodiny”). Další “finta” je požádat asistentku o zaslání návrhu či úkolu v rozpracované fázi. Častokrát i takový úkol je vyhovující a stačí jen přidat pár poznámek. Nejjednodušší je říct narovinu, že Vám záleží především na podstatě věci a např. grafické zpracování zprávy pro Vás není důležité. Asistentka by se tomuto požadavku měla umět přizpůsobit.
Co říci závěrem?
Neházejte flintu do žita hned v prvních týdnech spolupráce s virtuální asistentkou. Když něco umíte, připadá Vám to jednoduché. Určitě si někdy říkáte: “Jemináčku, co na tom dělá tak dlouho? Vždyť je to jen….” Ano, pro Vás je to “jen”, protože to již umíte a znáte. Asistentce však nějaký čas přirozeně trvá, než se např. rozkouká v nové WordPress šabloně nebo v CRM či jiném systému.
Pozitivní ovšem je, že obě situace mají svá řešení. V případě VA perfekcionistky jsem již nějaké tipy zmínila, u nových pravidelných úkolů bude potřeba trošku trpělivosti. Dejte VA prostor pro “rozkoukání” se v nových systémech a pro “zažití” si pracovního postupu. Do třech měsíců (v závislosti na frekvenci vykonávání úkolu) by se čas VA strávený nad touto prací měl začít přibližovat tomu Vašemu.
PS: Podnikatelům, kteří namítají, že si přece nebudou platit asistentku, kterou musí práci teprve učit, bych ráda vzkázala: Je to totéž, jako když restaurace přijme nového kuchaře. Neučí ho vařit konkrétní jídla, ale musí mu ukázat, kde najde potřebné nádobí či suroviny i použití jejich konvektomatu…
Spektrum činností a typů úkolů VA je obrovsky široké, proces zaučování může však výrazně zkrátit specializace asistentky. Každý obor používá své určité programy, aplikace a tak je větší pravděpodobnost, že např. asistentka markeťáků už bude znát Business Manager… Když se Vám podaří najít VA z Vašeho oboru, ušetříte mnoho času zaučováním, ale zcela se mu nikdy nevyhnete.