Každá virtuální asistentka má nějakou úroveň znalostí a zkušeností, ať už z předchozích zaměstnání či ze svého podnikání. Když zadáte stejný úkol několika asistentkám, dostanete (logicky) několik různých zpracování, kvalitativně úměrných jejich zkušenostem.
Příklad z praxe
Ve Vašem podnikání nastala změna, kterou potřebujete ohlásit úřadům. Chcete vědět, jak to provést “bezbolestně”, tedy co nejjednodušeji.
Asistentka A: dodá Vám postup zkopírovaný z internetu, plný obecných informací “jak na to”.
Asistentka B:
- dodá Vám zpracovaný postup krok po kroce
- vypíše konkrétní úřady s konkrétními formuláři k vyplnění (přiloží odkaz nebo formulář uloží do složky)
- přiloží adresy úřadů, které jsou nejblíže Vašemu sídlu (pokud tam musíte jít osobně)
- připraví veškeré podklady potřebné k ohlášení (výpis z rejstříku apod.)
Asistentka A Vám podá informaci o tom, CO musíte udělat, ale asistentka B Vám poví i to, JAK to udělat.
Ach ta zadání…
Pokud nejste s výsledky práce své asistentky spokojeni, neznamená to, že virtuální asistence nefunguje a že Vám VA nemůže pomoci. Možná jste si jen špatně vybrali kolegyni… Jsou takové, které opravdu nedělají svou práci na 100, ani na 80 %, ale těch je minimum. Potíž je spíše v tom, že daná virtuální asistentka neví, jak takový úkol zpracovat. O to důležitější je potom samotné zadání = jeho konkrétnost.
Asistentce B, která je spíše „procesně smýšlející“, stačí napsat: Nastala tato změna, chci ji ohlásit úřadům. Jak to provést co nejjednodušeji?
Asistentce A zadejte: Musím podat informaci o změně XY úřadům. Zjistěte mi:
- jaké formuláře u jakých úřadů vyplnit (uložit do složky nebo vložit odkaz)
- co k tomu budu potřebovat (jaké doklady, dokumenty + rovnou je připravit)
- co poté s vyplněnými formuláři (kam fyzicky odevzdat, příp. jak na to elektronicky)
- jaké jsou poplatky za zápis změny u jednotlivých úřadů
Pokud asistentka dlouhodobě neplní úkoly dle Vašich představ (přestože jí poskytujete zpětnou vazbu a podáváte maximum informací o tom, jak by mělo zpracování úkolu vypadat), zkuste si vybrat nějakou jinou… Ale nezapomeňte si ji předtím otestovat, ať nejste tam, kde jste byli 🙂
V zásadě všichni (nejen) podnikatelé chtějí totéž. Chtějí delegovaný úkol mít zpracován tak, aby se mu oni sami už museli věnovat co nejméně či vůbec. Potřebují ušetřit čas, což je podstata celého oboru virtuální asistence. Pokud bude asistentka dělat vše v souladu s touto informací, bude podnikatel jistě spokojen 🙂
Pozn. Jestliže si “špatně” vybíráte opakovaně, pak bude problém spíše ve Vašem zadávání, nastavených procesech, v komunikaci apod., nikoliv v samotné asistentce. Popřemýšlejte o tom…